Tại Sao Hàng Bị Giữ Ở Cảng? Những Lỗi Nhỏ Có Thể Khiến Doanh Nghiệp Mất Thêm Hàng Chục Triệu Đồng

China Supply Chain | Import Knowledge #007

Hàng bị giữ tại cảng có thể khiến doanh nghiệp phát sinh nhiều chi phí ngoài dự kiến. Tìm hiểu các nguyên nhân phổ biến và cách hạn chế rủi ro khi nhập hàng từ Trung Quốc.

Chỉ một dòng thông tin sai trên chứng từ cũng có thể khiến cả container bị giữ tại cảng nhiều ngày. Trong thời gian đó, doanh nghiệp vẫn phải trả phí lưu container, lưu bãi và đối mặt với nguy cơ chậm giao hàng cho khách.

Đây là tình huống rất phổ biến với các doanh nghiệp nhập khẩu, đặc biệt là những đơn vị mới bắt đầu nhập hàng từ Trung Quốc.

Những nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị giữ tại cảng

1. Sai sót thông tin trên chứng từ

Thông tin giữa Invoice, Packing List, Bill of Lading (B/L) và tờ khai hải quan phải tuyệt đối đồng nhất.

Chỉ cần sai tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước hoặc thông tin người nhận, hải quan có thể yêu cầu giải trình, bổ sung hồ sơ hoặc từ chối thông quan.

2. Khai báo mã HS chưa chính xác

Mã HS quyết định mức thuế, chính sách quản lý và mức độ rủi ro kiểm tra.

Khai sai mã HS dễ dẫn đến tham vấn giá, kiểm hóa, truy thu thuế hoặc xử phạt hành chính.

3. Thiếu giấy phép hoặc chứng nhận chuyên ngành

Một số mặt hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, điện tử, hóa chất hoặc đồ chơi trẻ em cần giấy phép hoặc chứng nhận chuyên ngành trước khi thông quan.

Thiếu các giấy tờ này, hàng hóa sẽ không được giải phóng.

4. Hàng hóa thuộc diện kiểm tra thực tế

Hải quan có thể phân luồng kiểm tra thực tế dựa trên hệ thống quản lý rủi ro hoặc các dấu hiệu cần xác minh thêm về hàng hóa và hồ sơ khai báo. Điều này có thể kéo dài thời gian thông quan.

5. Chứng từ gửi về chậm

Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện thiếu chứng từ gốc như Original B/L, CO hoặc Packing List khi hàng đã cập cảng, làm gián đoạn toàn bộ quy trình thông quan.

Chi phí phát sinh khi hàng bị giữ tại cảng

• Phí lưu container (Demurrage)
• Phí lưu bãi (Storage)
• Chi phí kiểm hóa, bốc dỡ container
• Chi phí sửa đổi, bổ sung chứng từ
• Chi phí giao hàng chậm hoặc bồi thường theo hợp đồng
• Mất uy tín với khách hàng và ảnh hưởng kế hoạch kinh doanh

Thực tế cho thấy, tổng chi phí phát sinh đôi khi cao gấp nhiều lần chi phí vận chuyển ban đầu.

Làm thế nào để hạn chế rủi ro?

• Kiểm tra chéo toàn bộ bộ chứng từ (Invoice – Packing List – B/L – Contract)
• Xác định mã HS chính xác
• Kiểm tra kỹ yêu cầu giấy phép hoặc chứng nhận chuyên ngành
• Làm việc sớm với forwarder và đơn vị khai báo hải quan
• Yêu cầu nhà cung cấp gửi chứng từ scan sớm để kiểm tra trước khi hàng rời cảng xuất

Kết luận

Phần lớn trường hợp hàng bị giữ tại cảng không xuất phát từ vận chuyển mà đến từ sai sót trong hồ sơ và thủ tục nhập khẩu.

Việc chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí. Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm xử lý chứng từ hoặc thủ tục hải quan, việc làm việc cùng một đơn vị logistics có kinh nghiệm sẽ giúp giảm thiểu đáng kể nguy cơ hàng bị giữ tại cảng.